I. INTRODUCCIÓN
CENTRO DE DIALISIS CONTIGO S.A. DIALICON (en adelante, “DIALICON” o “el Responsable”) con número de RUC 1791954947001, con dirección de domicilio en Calle Teniente Hugo Ortiz OE2-445 y Quimiag, Solanda, Quito, reconoce la importancia de la privacidad y la protección de datos personales de sus trabajadores, pacientes, proveedores y demás miembros de la comunidad. Por ello, en calidad de Responsable, se compromete a proteger la privacidad y los datos personales, en cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales de Ecuador y demás normativa aplicable.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, DIALICON cumple con informar a sus distintos grupos de interés acerca de las condiciones bajo las cuales se da el tratamiento de sus datos personales.
Por obligación legal, DIALICON debe tener un Delegado de Protección de Datos, que para efectos de comunicaciones es la señora Susana Michelle Recalde Ruiz, con número de cédula 1718013384, quien tiene como dirección de domicilio en Manuel Iturrey N28-05 y la Coruña, Quito, número de teléfono (02) 2552510 y con correo electrónico delegadodp@contigo.com.ec.
II. DATOS PERSONALES QUE PODRÁN SER TRATADOS, SUS FINALIDADES, TIPOS DE TRATAMIENTO Y BASES DE LEGITIMACIÓN
DIALICON trata los datos personales que se detallan a continuación, proporcionados por sus distintos grupos de interés en sus relaciones comerciales, contractuales, laborales, etc.
TRABAJADORES:
DIALICON podrá tratar los datos personales del trabajador: 1) que sean directamente proporcionados por él, tales como datos identificativos (nombres y apellidos, estado civil, edad, números de cédula, nacionalidad, fecha de nacimiento), datos de contacto (teléfono, dirección domiciliaria, correo electrónico) datos de contacto de emergencia (número de contacto y nombres), datos académicos (historial académico, capacitaciones, experiencia laboral, registro SENESCYT), datos económicos (datos bancarios, cargas familiares), y datos sensibles (información de salud necesaria para el desempeño adecuado de sus funciones y para la atención de emergencias, y datos de discapacidad, género, etnia, únicamente en casos exigidos por la normativa legal, o con el propósito de otorgar beneficios internos a los trabajadores, y datos biométricos); 2) aquellos disponibles en bases de datos de acceso público que puedan ser necesarios para el desarrollo de la relación laboral; y, 3) aquellos a los que el empleador pudiera tener acceso en el marco de la relación laboral, incluyendo imágenes para el uso de credenciales o comunicación interna, y aquellas captadas por circuitos de videovigilancia u otros mecanismos de control.
El tratamiento de estos datos se legitima en la existencia de una relación contractual con el trabajador y, en los casos en los que lo requiera la normativa, en su consentimiento. Los datos personales serán tratados de manera lícita, leal y proporcional, y se utilizarán exclusivamente para fines laborales y de gestión de la relación de trabajo, incluyendo, entre otros, la administración de personal, control interno, gestión de jornadas y cumplimiento de obligaciones derivadas del vínculo laboral; fines médicos y de salud ocupacional, bienestar del personal y otorgamiento de beneficios internos; fines administrativos, financieros y contables; fines de seguridad física y de las instalaciones; así como para el cumplimiento de obligaciones legales, regulatorias o requerimientos de autoridades competentes. En ningún caso los datos serán tratados para finalidades incompatibles con aquellas que justificaron su recopilación.
Los datos de los trabajadores serán objeto de tratamiento que comprende su recopilación, registro en la base de datos interna, organización, almacenamiento, uso, comunicación a las áreas internas, a autoridades o terceros competentes cuando exista una obligación legal o contractual, su conservación durante los plazos legales y posteriormente la supresión o anonimización de los datos. El tratamiento descrito, se realizará para las finalidades mencionadas.
ASPIRANTES:
DIALICON podrá tratar los datos personales de los aspirantes interesados en trabajar en la empresa: 1) que sean directamente proporcionados por ellos, tales como datos identificativos (nombres y apellidos, número de cédula de identidad, RUC), datos de contacto (dirección domiciliaria, teléfono, correo electrónico), datos académicos (grado de instrucción, idiomas, profesión, historial, registro SENESCYT y antecedentes profesionales), datos de características personales (lugar y fecha de nacimiento, nacionalidad, sexo, estado civil, dependientes a cargo), y datos de carácter social (referencias laborales y personales); 2) aquellos disponibles en bases de datos de acceso público que puedan resultar necesarios para los procesos de verificación y selección; y, 3) aquellos a los que el Responsable pueda tener acceso en el marco del proceso de selección, incluyendo imágenes captadas por circuitos de videovigilancia u otros mecanismos de control, en caso de que el aspirante asista a las instalaciones del Responsable, con fines de seguridad.
El tratamiento de estos datos se legitima en la existencia de una relación precontractual entre las partes y se realizará exclusivamente para fines de evaluación, verificación y selección de aspirantes, así como para la comprobación del cumplimiento del perfil requerido y, de ser necesario, para fines de seguridad y cumplimiento de obligaciones legales.
Los datos de los aspirantes a un puesto de trabajo serán objeto de tratamiento que comprende su recopilación, registro en la base de datos interna, organización, almacenamiento, consulta, análisis, uso para el proceso de selección y evaluación; su comunicación interna a las áreas responsables del reclutamiento; su conservación durante los plazos legales para las finalidades previstas o por los plazos establecidos y posteriormente la supresión o anonimización de los datos. El tratamiento descrito, se realizará para las finalidades mencionadas.
PERSONAL BAJO RELACIÓN CIVIL:
DIALICON podrá tratar los datos personales del personal vinculado bajo relación civil: 1) que sean directamente proporcionados por la persona contratada; 2) aquellos necesarios para la celebración, ejecución y control de la relación civil, tales como datos identificativos (nombres y apellidos, número de cédula de identidad), datos de contacto (teléfono, dirección domiciliaria, correo electrónico), datos económicos (cuentas bancarias y demás información necesaria para la gestión de pagos) y datos académicos (historial académico, capacitaciones, experiencia laboral, registro SENESCYT); 3) aquellos a los que el Responsable pudiera tener acceso en el marco de la relación civil, incluyendo información generada para la elaboración de comprobantes de pago, recibos de egreso y registros administrativos internos, entre otro dato sensible como dato biométrico; y 4) Imágenes captadas por circuitos de videovigilancia en caso de asistir a las instalaciones del Responsable, con fines de seguridad.
El tratamiento de estos datos se legitima en la existencia de una relación contractual de naturaleza civil, y en aquellos casos exigidos por la normativa, en el consentimiento de la persona contratada; y se realizará exclusivamente para fines administrativos, contables y financieros, incluyendo la gestión de pagos, elaboración de recibos de egreso, cumplimiento de obligaciones legales y contractuales, control interno, y fines de seguridad.
Los datos del personal bajo relación civil serán objeto de tratamiento que comprende su recopilación, registro en la base de datos interna, organización, almacenamiento, uso, comunicación a las áreas internas, a autoridades o terceros competentes cuando exista una obligación legal o contractual, su conservación durante los plazos legales y posteriormente la supresión o anonimización de los datos. El tratamiento descrito, se realizará para las finalidades mencionadas.
PROVEEDORES:
DIALICON podrá tratar los datos personales de los proveedores: 1) que sean directamente proporcionados por ellos, tales como datos identificativos (nombres y apellidos, número de cédula de identidad, R.U.C), datos de contacto (dirección domiciliaria, teléfono, correo electrónico, nombres y datos de personas de contacto) y datos económicos (cuentas bancarias); 2) aquellos disponibles en bases de datos de acceso público que resulten necesarios para la verificación de información y el desarrollo de la relación comercial; y, 3) aquellos a los que el Responsable pueda tener acceso en el marco de la relación contractual, incluyendo información contenida en documentos habilitantes (cédula de identidad, papeleta de votación, certificado de R.U.C., tipo de contribuyente u otros requeridos), así como imágenes captadas por circuitos de videovigilancia en caso de asistir a las instalaciones del Responsable, con fines de seguridad.
El tratamiento de estos datos se legitima en la existencia de una relación precontractual o contractual con el proveedor. Los datos se tratarán exclusivamente para fines de formalización, desarrollo y ejecución de la relación comercial, gestión administrativa, contable y tributaria, generación de pagos y elaboración de recibos de egresos, envío de comunicaciones relacionadas con la relación comercial, auditorías internas o externas, cumplimiento de obligaciones legales u órdenes de autoridad competente, y fines de seguridad.
Los datos de los proveedores serán objeto de tratamiento que comprende su recopilación, registro en la base de datos interna, organización, almacenamiento, uso, comunicación a las áreas internas, a autoridades o terceros competentes cuando exista una obligación legal o contractual, su conservación durante los plazos legales y posteriormente la supresión o anonimización de los datos. El tratamiento descrito, se realizará para las finalidades mencionadas.
PACIENTES:
DIALICON podrá tratar los datos personales de los pacientes: 1) que sean directamente proporcionados por el paciente o sus representantes mediante formularios físicos o digitales y a través de la información consignada en los comprobantes para facturación; 2) aquellos obtenidos a partir del número de cédula, correo electrónico y teléfono proporcionados por el paciente, cuando el sistema clínico (Nefrosys) complete automáticamente información adicional desde bases de datos oficiales de acceso permitido, tales como nombres y apellidos, edad, fecha de nacimiento, provincia de domicilio y nacionalidad; 3) aquellos que se generen o se obtengan en el marco de la atención médica y del tratamiento de hemodiálisis, conforme al tipo de examen realizado; y 4) Imágenes captadas por circuitos de videovigilancia en caso de asistir a las instalaciones del Responsable, con fines de seguridad. Adicionalmente, el área de Trabajo Social realiza el seguimiento social del paciente, que comprende la evaluación de su situación socioeconómica, el seguimiento de sus citas y las visitas domiciliarias de seguimiento.
Los datos personales tratados podrán incluir, según el examen correspondiente: datos identificativos y de contacto (nombres y apellidos, número de cédula, edad, fecha de nacimiento, fotografía, teléfono, correo electrónico, copias de documentos de identidad), datos clínicos y de salud (medicación, diagnostico, tipo y estadio de enfermedad renal, historial de tratamientos, resultados de laboratorio, evolución clínica, historia clínica completa), datos de cobertura: cobertura de la Red Pública Integral de Salud (MSP, IESS, ISSFA, ISSPOL), código de validación de aseguradora y documentos habilitantes (formulario 053, formulario 006, exámentes, marcadores virales), así como cualquier otra información estrictamente necesaria para la correcta realización, interpretación y validación de los exámenes solicitados.
El tratamiento de estos datos se legitima en la prestación de servicios de salud solicitados por el paciente, en el cumplimiento de obligaciones legales aplicables y, cuando corresponda, en su consentimiento. Los datos personales serán tratados exclusivamente con las finalidades de la prestación del servicio de hemodiálisis y la atención médica integral del paciente, lo que incluye la elaboración, gestión y custodia de la historia clínica, así como la emisión de referencias y derivaciones cuando sea necesario. Asimismo, los datos se utilizan para la facturación y cobro de los servicios de salud ante la Red Pública Integral de Salud (MSP, IESS, ISSFA, ISSPOL), y para la coordinación con médicos tratantes y especialistas externos a fin de garantizar la continuidad y calidad de la atención y cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias.
Los datos de los pacientes serán objeto de tratamiento que comprende su recopilación, registro en la base de datos interna, organización, almacenamiento, acceso, consulta, uso, transmisión, comunicación a las áreas internas y a terceros autorizados, como profesionales de la salud, laboratorios, aseguradoras o a autoridades competentes, cuando exista una obligación legal o contractual, su conservación y resguardo durante los plazos legales y posteriormente la supresión o anonimización de los datos. El tratamiento descrito, se realizará para las finalidades mencionadas.
Adicionalmente, DIALICON podrá tratar datos personales de los contactos de emergencia y/o representantes legales designados por el paciente, tales como nombres, número de cédula, parentesco y datos de contacto (teléfono, correo electrónico). Estos datos se tratan con la finalidad exclusiva de comunicar información relevante sobre la atención médica del paciente en caso de emergencia, y se legitiman en la protección de intereses vitales del titular o de otra persona (Art. 7 lit. d LOPDP). Estos datos se conservarán durante el mismo plazo aplicable a los datos del paciente al que estén vinculados.
OTROS TITULARES (categorías distintas a las anteriores):
DIALICON podrá tratar los datos personales de otros titulares: 1) que sean directamente proporcionados por ellos a través de formularios web; 2) aquellos proporcionados mediante WhatsApp u otros canales de mensajería habilitados por DIALICON; 3) aquellos facilitados en el marco de contactos institucionales, comerciales o profesionales realizados para la promoción, presentación o coordinación de los servicios de DIALICON con otras personas naturales o jurídicas. Tales datos serán de carácter identificativo y de contacto, tales como nombres y apellidos, correo electrónico y número de teléfono, así como dirección domiciliaria.
Los datos personales serán tratados exclusivamente para: i) responder inquietudes, quejas, reclamos, sugerencias o consultas de personas que visiten la página web o contacten a DIALICON por sus canales oficiales; y ii) gestionar y coordinar la atención posterior de potenciales pacientes.
El tratamiento de estos datos se legitima en la existencia de una relación precontractual derivada de la solicitud de información o de servicios.
Los datos de otros titulares serán objeto de tratamiento que comprende su recopilación, registro en la base de datos interna, almacenamiento, acceso, consulta y uso para la solicitud; su comunicación a las áreas internas y su conservación durante los plazos legales para las finalidades previstas o por los plazos establecidos y posteriormente la supresión o anonimización de los datos. El tratamiento descrito, se realizará para las finalidades mencionadas.
III. VIDEOVIGILANCIA
DIALICON utiliza sistemas de videovigilancia en sus instalaciones con la finalidad de garantizar la seguridad de las personas, bienes e instalaciones, así como dejar constancia de cualquier eventualidad que pudiera producirse.
Las imágenes captadas son tratadas exclusivamente para fines de seguridad y prevención de incidentes. Las grabaciones se almacenan de forma temporal en la nube de la plataforma utilizada, por un plazo que será definido por el Responsable, transcurrido el cual son eliminadas automáticamente, salvo que deban conservarse por más tiempo para atender requerimientos de autoridades competentes o para el ejercicio o defensa de derechos en procedimientos administrativos o judiciales.
Las imágenes obtenidas mediante videovigilancia no son compartidas con terceros, ni transferidas al exterior, salvo cuando exista una obligación legal o una solicitud expresa de autoridades administrativas o judiciales competentes.
IV. TRANSFERENCIAS Y ENCARGOS DE DATOS PERSONALES
DIALICON únicamente compartirá con terceros (transferirá/encargará) los datos personales de sus distintos grupos de interés si existe un fundamento jurídico para hacerlo.
- Los encargos se realizarán única y exclusivamente para la prestación de servicios que resulten necesarios para el cumplimiento de las finalidades legítimas previamente informadas, bajo instrucciones documentadas del Responsable y con las garantías contractuales, técnicas y organizativas adecuadas que aseguren la confidencialidad, integridad y seguridad de los datos personales.
- Las transferencias se limitarán a aquellas que resulten necesarias para la gestión y continuidad de las operaciones del Responsable y únicamente a favor de entidades que mantengan un vínculo jurídico, económico o de colaboración con estos, siempre garantizando que se apliquen las medidas necesarias para asegurar la protección de los datos personales conforme a la normativa aplicable.
Casos especiales de comunicación
Sin perjuicio de otras comunicaciones o transferencias que puedan resultar necesarias para el desarrollo de sus actividades y el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales, DIALICON cumple con informar que podrá encargar o comunicar datos personales de sus distintos grupos de interés en los casos que se detallan a continuación, siempre observando los principios y garantías previstos en la normativa de protección de datos personales aplicable:
- El Responsable podrá comunicar o transferir los datos personales de los Trabajadores a las autoridades competentes (entre ellas el Ministerio del Trabajo y el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social) para el cumplimiento de obligaciones legales; y podrá encargar su tratamiento a proveedores o encargados —como el asesor externo de Talento Humano (NIPSE), el proveedor externo de salud y seguridad ocupacional (SSO) y los asesores legales externos— que lo requieran para el desempeño de sus funciones.
- El Responsable podrá encargar o comunicar los datos personales de los Pacientes: 1) a proveedores externos que actúan como encargados o terceros para la realización, procesamiento, validación o confirmación de exámenes e interconsultas que no se ejecuten directamente en sus instalaciones —en particular laboratorio clínico, cardiología, imagenología (rayos X) y cirugía vascular—, así como al servicio de ambulancia para el traslado de pacientes y al servicio de guardianía para el control de acceso; y 2) a miembros de la empresa (socios, accionistas, representantes legales o trabajadores) que, a título personal, intervengan en la realización de ciertos exámenes, exclusivamente para dichos fines.
- El Responsable podrá encargar o comunicar los datos personales de Proveedores: 1) a entidades financieras, para la gestión de pagos, transferencias y procesos contables; 2) a autoridades tributarias, de control o judiciales, cuando sea requerido por la normativa aplicable; y 3) a auditores internos o externos, asesores legales o contables, exclusivamente para fines de auditoría, cumplimiento y verificación.
- El Responsable podrá encargar o comunicar los datos personales de Personal bajo relación civil: 1) a entidades financieras, para la generación de pagos, honorarios y comprobantes de egreso; y 2) a autoridades administrativas o judiciales, cuando el servicio prestado así lo requiera o exista una obligación legal.
V. PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES
El Responsable conservará los datos personales de sus distintos grupos de interés durante el tiempo que resulte necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recopilados, mientras se mantenga vigente la relación comercial, contractual, laboral, precontractual o de otra naturaleza que corresponda.
Una vez finalizada dicha relación, los datos personales serán conservados por los plazos que resulten necesarios para el cumplimiento de obligaciones legales, regulatorias, administrativas, tributarias, contables, contractuales y de control, de conformidad con la normativa aplicable y el principio de minimización de los datos.
Durante estos períodos, los datos personales podrán ser tratados exclusivamente para atender requerimientos de las autoridades de control, entidades del sector público competentes, juzgados y tribunales, así como para la atención y defensa frente a eventuales consultas, reclamaciones o responsabilidades derivadas de la relación mantenida.
En todo caso, el titular podrá solicitar la eliminación de sus datos personales en cualquier momento, siempre que no exista una obligación legal, contractual o administrativa que exija su conservación.
VI. MEDIDAS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
DIALICON tomará medidas de seguridad técnicas, organizativas y legales para proteger los datos personales de sus usuarios contra el acceso no autorizado, la pérdida, la alteración o la destrucción.
VII. OBLIGACIONES DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
El titular de los datos personales tiene la responsabilidad de suministrar información veraz, exacta, completa y actualizada cuando sea necesario para los diferentes fines mencionados anteriormente en cada caso, tomando en cuenta que el tratamiento de datos se basa en la buena fe entre las partes.
El suministro de datos falsos, incompletos o incorrectos pueden generar consecuencias negativas para el propio titular, tales como decisiones inadecuadas, la imposibilidad de acceder a determinados servicios o la imputación de responsabilidad civil, administrativa, contractual o cualquier acción legal, derivada de la información proporcionada.
En caso de que, el titular se niegue a entregar sus datos personales necesarios, se deberán tener ciertas consideraciones:
- Trabajadores: La negativa de entrega de los datos, puede generar la imposibilidad de seguir con la relación laboral o cumplir con obligaciones legales, siempre y cuando dichos datos sean necesarios para tal efecto.
- Aspirantes: La negativa de la entrega de los datos, puede generar la imposibilidad de formalizar la relación laboral, siempre y cuando dichos datos sean necesarios para tal efecto.
- Personal bajo relación civil o proveedores: La negativa de la entrega de datos personales, puede generar la imposibilidad de celebrar o ejecutar el contrato, efectuar pagos o cumplir con obligaciones legales, siempre y cuando dichos datos sean necesarios para tal efecto.
- Pacientes u otros titulares: La negativa de la entrega de datos personales, generar la imposibilidad de la correcta identificación del paciente o posible paciente, la evaluación de antecedentes médicos, alergias, tratamientos previos y condiciones relevantes para el diagnóstico y la atención. Esta omisión puede provocar retrasos en la atención, decisiones clínicas incompletas o inadecuadas, convirtiéndose en un riesgo para la seguridad y salud del propio paciente e incluso la limitación de brindar determinados servicios médicos cuando la información es indispensable.
La entrega de los datos personales por parte de cada titular generará que el Responsable logre cumplir con sus obligaciones dependiendo de cada caso, tomando en cuenta lo pactado, con énfasis en las finalidades para las que se recaba la información.
VIII. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Los titulares de los datos personales podrán ejercer los siguientes derechos en relación con el tratamiento de sus datos personales:
- El derecho de acceso a sus datos contenidos en los ficheros/bancos/bases de datos de DIALICON.
- El derecho de rectificación o actualización de aquellos datos personales que puedan ser incorrectos o incompletos.
- El derecho de eliminación o anulación de sus datos personales, en los casos previstos en la normativa vigente.
- El derecho de oposición que le permite solicitar que se cese en todos o algunos de los tratamientos, como el envío de comunicaciones que tienen fines netamente comerciales.
- El derecho a la suspensión o limitación del tratamiento de datos, durante un período de tiempo determinado y en los casos que establece la normativa vigente.
- El derecho a la portabilidad, que le permitirá solicitar que le remitamos sus datos personales en un formato compatible, actualizado, estructurado, común, interoperable y de lectura mecánica, preservando sus características.
- El derecho a la revocación del consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos.
Para ejercer sus derechos, los titulares de los datos personales deberán presentar una solicitud por escrito al Responsable, en la que se especifique el derecho que desean ejercer y la información necesaria para identificar al titular de los datos personales. El Responsable responderá a las solicitudes de los titulares en el plazo establecido por la Ley. Para el efecto, el Responsable ha puesto a disposición el “Formulario para el ejercicio de derechos relacionados con la protección de datos personales” que se encuentra en línea y enviarla al correo electrónico delegadodp@contigo.com.ec
En caso de que, sus reclamos no sean atendidos por el Responsable, el titular tendrá derecho a realizar el trámite correspondiente a través de la Superintendencia de Protección de Datos Personales, en su plataforma https://spdp.gob.ec.
IX. BASES DE LEGITIMACIÓN
DIALICON tratará los datos personales de sus distintos grupos de interés únicamente cuando cuente con una base de legitimación para el efecto. DIALICON se compromete a solicitar su consentimiento previo al tratamiento de sus datos personales; sin perjuicio de que en ausencia de dicho consentimiento está facultado para tratar los datos personales bajo otra causal de legitimación expresamente prevista en la ley (como la existencia de una relación contractual, una orden legal o judicial, la necesidad de proteger un interés vital, etc.).
X. CAMBIOS A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD
DIALICON se reserva el derecho de modificar esta política de privacidad en cualquier momento, sin previo aviso. La versión actualizada de la política de privacidad será de acceso público para los titulares de datos personales.
Accede al Formulario para el Ejercicio de Derechos Relacionados con la Protección de Datos Personales en: https://contigo.com.ec/formulario-ejercicio-derechos-pdp/